Remmende Kracht of Sterke Troef?

"Het personeel, dat lange tijd een van onze sterke troeven was, blijkt nu een ongewenste remmende kracht te ontwikkelen."

Aldus Willem Huberts in Bibliotheekblad nr. 16/17. Zo. Die zit.
'Veel medewerkers voelen zich zeer betrokken bij de bibliotheek, maar ook bij de bibliotheek zoals die de komende jaren moet ontstaan?', vraagt Huberts zich af.
En eerlijk gezegd moet ik bekennen dat ik me dat ook wel eens afvraag. Er is (te) weinig doorstroming en (meer) varieteit en afwijking in personeelsbestand is noodzakelijk. Er is heel veel meer dan achter een informatiebureau zitten of ai's lezen. Vaak zijn we veel te hard bezig zijn met de dingen goed doen in plaats van de goede dingen doen.

Maar heeft het personeel een ongewenst remmende kracht ontwikkeld? Of is het personeel nog steeds een sterke troef? Huberts ziet veel met de mond geleden bereidheid tot verandering, maar te weinig concrete inzet en resultaten.

Is dat zo? Wat moeten we hier van vinden?
* Een kritische reactie op de opinie van Huberts is te lezen in Ten aanval een weblog over bibliothecarissen, bibliotheken, leesbevordering en soms over kunst.
* Voor een relativerende toon is Ton de Kruyff altijd goed. Ton vraagt zich na het bijwonen van een studiedag af of bibliothecarissen masochisten zijn.
* Zelf weet ik natuurlijk niet wat voor Huberts te weinig is, maar als ik rondkijk in bibliotheekland (bijvoorbeeld op Bibliotheek 2.0 of in 'mijn eigen' bibliotheek Kennemerwaard) zie ik concrete resultaten, om over inzet maar niet te zwijgen. Lang niet altijd succesvol en ook nog lang niet genoeg, maar genoeg voor voldoende vertrouwen in de toekomst.

Waar ik écht benieuwd naar ben is wat medewerkers in de bibliotheken (zeker ook in Kennemerwaard) van de opinie van Huberts vinden. Daar heb ik (tot nu) betrekkelijk weinig over gehoord en gelezen.
Beste lezers van dit blog: zijn medewerkers Remmende Kracht of Sterke Troef??

Inspirerende werkplek

In bibliotheek Kennemerwaard (Alkmaar, Castricum en Heerhugowaard) heeft een kleine volksverhuizing plaatsgevonden. Veel collega's hebben een nieuwe functie, maken deel uit van een nieuw team, hebben een andere teamleider en/of hebben een nieuwe werkplek in een andere vestiging. Eind januari heeft een (voor bibliotheekbegrippen) omvangrijke interne verhuizing plaatsgevonden.
Voor die collega's in een ander gebouw, in een ander kantoor en/of achter een ander bureau las ik op managersonline.nl een vijftal tips voor een inspirerende werkplek:

1. Zorg voor een opgeruimd bureau en een persoonlijke touch
2. Zorg dat u naar buiten kunt kijken
3. Loop in de pauze eens een blokje om
4. Maak een inspiratiewand
5. Zorg voor goede verlichting.

Zomaar wat aardige tips om te zorgen voor een prettige inrichting van de werkplek.

Minstens zo belangrijk voor de inspiratie zijn natuurlijk de collega´s. Ook hier in Managersonline een aanknopingspunt. Uit recent onderzoek van arbeidsmedisch adviseurs is gebleken dat voor slechts 40 procent van de werkende bevolking in Nederland het werk bevredigend is. Het werk is volgens tweederde wel afwisselend, maar slechts 46 procent vindt het ook uitdagend. Hetzelfde onderzoek leverde de volgende de ergernissen top 10 op de werkvloer op:

1. Beloftes niet nakomen
2. Werk afschuiven
3. Niets voor een ander over hebben
4. Geroddel
5. Ongelijke behandeling door leidinggevenden
6. Pesterijen
7. Doen alsof men het druk heeft
8. De onverschillige houding van de top
9. Klikken tegen de baas
10. Bureaucratie

Hierbij gaat het niet alleen om wat je wel doet, maar vooral ook om wat je niet doet. En omdat de collega´s vaak wat moeilijker te beinvloeden zijn dan een bureau of de verlichting, is het wellicht verstandig in dit geval bij jezelf te beginnen en ernstig rekening te houden met bovenstaand rijtje.

Routine en Goudklompjes

Tijdens Nieuw Elan - alweer een paar jaar geleden - spraken we eens over een interessante stelling die de meningen tussen de leidinggevenden behoorlijk verdeelde: Een goeie leidinggevende is iemand die duidelijk kan maken dat routine dodelijk is. Aan deze stelling heb ik de afgelopen tijd regelmatig gedacht.

In een bibliotheek die net gefuseerd is speelt het gebrek aan routine een grote rol, heb ik gemerkt in de afgelopen periode. Koortsachtig proberen mensen in hun nieuwe functie en/of rol weer snel een bepaalde routine op te bouwen. Alles wat zo vanzelfsprekend was in de afgelopen jaren (soms decennia) is - zo voelt het soms - in een klap weg: verschrikkelijk!

In dat kader is de deelname van Bibliotheek Kennemerwaard met drie groepen aan het organisatieontwikkelings traject Goudklompjes wellicht merkwaardig. Net gefuseerd, nog lang niet alle 'gewone' processen op orde en dan meedoen aan een 'organisatieontwikkelingstraject'. Laten we er eerst eens voor zorgen dat mensen de gelegenheid hebben bepaalde zaken op rolletjes te laten verlopen.

Afgelopen maandag (9 februari) is de aftrap geweest en is een busje vol medewerkers naar Papendal gereisd. De meesten zijn enthousiast teruggekomen en gaan met hun groep en coach aan de slag. Prachtig format onder het motto Hoopvol onderweg zijn is beter dan aankomen: tientallen groepen bibliotheekmedewerkers uit het hele land die ideeen vormen en uitwisselen en aan de slag zijn/gaan met voor hen relevante zaken.
En natuurlijk kost dat tijd en is niet altijd direct duidelijk wat het resultaat exact zal zijn. En natuurlijk is het op orde hebben van de stapels op de bureau, de reserveringen van de klanten en de verwerking van de bestelde materialen ook belangrijk.
Afgelopen zaterdag gaf de scheurkalender een leuke en toepasselijke spreuk:
Routine: je elke dag voornemen om iets te doen wat je nog nooit gedaan hebt


Foto: RD, Sjaak Verboom

Meer gemak, vaker open!

Ruimere openingstijden. Dat is wat de (volwassen) leden van de bibliotheken in Nederland willen. Dat blijkt uit het onderzoek dat najaar 2007 is gehouden in het kader van Nederland Leest. De top 7 van aandachtspunten bestaat alleen uit punten die met service hebben te maken (en niets hebben te maken met het aanbod!): Bibliotheken moeten meer open in het weekend (1), meer 's avonds open (3) en meer open doordeweeks (5).
In het klantenonderzoek in 2004 gehouden in Alkmaar (en de rest van Noord-Kennemerland) scoorde een ruimere openstelling ook opvallend hoog. Vooral zaterdagen en maandagen (waarop de Alkmaarse bibliotheken op dit moment gesloten zijn).
Per 1 maart dit jaar zijn twee vestigingen in Alkmaar op zaterdag van 11.00 tot 17.00 uur open. Dat kon worden gerealiseerd omdat eind december 2007 is overgegaan op zelfbediening.
In het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning doet zich nu een geweldige kans voor om de openstelling van de Centrale Bibliotheek verder te verruimen. Na lang overleg met de bibliotheek is besloten dat er een WMO-loket komt in de Centrale Bibliotheek. Samen met verschillende partners kunnen de Alkmaarders hier straks voor hun WMO-zaken terecht. Een fantastische ontwikkeling die de bibliotheek een reeks kansen biedt.
Een van die prachtige kansen is de volgende: de partners van de WMO willen iedere dag een spreekuur houden in de ochtenduren, van 9.00 tot 12.00 uur. Op dit moment is de bibliotheek open vanaf 11.00 uur. Dat betekent dat de bibliotheek iedere dag 2 uur eerder open kan! En we kunnen met de rekening daarvoor in de hand naar de gemeente!
Prachtige kans toch? En de collega's tie - terecht! - wijzen op de (vooral) praktische bezwaren en moeilijkheden: dit is een te mooie kans om niet te grijpen! Bovendien: wat zijn bezwaren en moeilijkheden? Met dank aan Henry Miller: "Moeilijkheden zijn alleen maar kansen met doornen."

Never ask for permission, only for forgiveness

"Doe jezelf een plezier en vergeef mij." Deze intrigerende kop stond boven een artikel in de zaterdagbijlage van het Algemeen Dagblad. Strekking van het artikel is dat je door te vergeven de regie zelf in handen neemt, waarmee je uiteindelijk ook jezelf het meest plezier doet.
Dat vergeven deed me denken aan het motto van Paul Holdengraber, Director of The New York Public Library's Public Program Series. Holdengraber hield tijdens ProBiblioPlaza een enthousiast pleidooi voor het programma dat hij in New York neerzet en erg gewaagd en (daardoor?) succesvol is. Natuurlijk - en dat hoorde ik ook collega's na afloop zeggen - kan je stellen dat New York wel even iets anders is dan al die kleine Nederlandse bibliotheekjes. Maar dan ga je voorbij aan zijn enthousiasme en zijn leidraad dat ”libraries are about ideas, not about books”. M.a.w. als je goed kijkt naar de kansen en mogelijkheden in je eigen werkgebied, dan kan er heel veel.
Op de vraag uit de zaal of hij voor zijn niet alledaagse aanpak wel steun en toestemming kreeg van zijn directie had hij een hartverwarmend motto: "never ask for permission, only for forgiveness." Wat mij betreft een uitstekend uitgangspunt, dat in onze bibliotheekjes zou moeten leiden tot durf en avontuur. En als je dan eens een fout maakt, vraag je gewoon om vergeving.

Een goed besluit behoeft geen draagvlak

Draagvlak creëren. Daar kan je een bureau voor inhuren. Neem daar dan ook maar ruim tijd voor, want draagvlaktrajecten vergen per definitie tijd. Je kunt zelfs een 'draagvlakmeting' laten uitvoeren!
"We moeten draagvlak creëren bij de medewerkers!", hoor ik collega's regelmatig roepen. Waarom maken we ons eigenlijk zo druk over draagvlak? Waarom is draagvlak eigenlijk nodig? OK, als mensen in een vroeg stadium worden betrokken bij een verandering, bijvoorbeeld door inspraak, of deelname in een implementatieproject, dan bieden ze al snel minder weerstand. Op dat moment ontstaat er draagvlak voor de verandering, het plan of het besluit.
Maar als draagvlak-creeren het doel wordt, of liever nog 'alle neuzen dezelfde kant uitmoeten', dan wordt het problematisch. Alsof er pas draagvlak is als alle neuzen dezelfde kant uitstaan.
Natuurlijk kunnen veranderingen voor sommigen vervelend uitpakken. Die zijn het er dan natuurlijk niet mee eens. Dan is er geen (algemeen) draagvlak, maar is het ook onzin dat te willen krijgen.
Bovendien, als je als leidinggevende geen (al te) stomme beslissingen neemt, is in een beetje verstandig bedrijf met een beetje verstandige werknemers dat draagvlak er toch?

Hard werken met je benen op tafel

Afgelopen week een overleg gehad met directie & teamleiders. Tot dusver niets nieuws onder de zon, want zo'n overleg hebben we iedere maand. Dit overleg echter was er een zonder agenda en zonder de noodzaak en intentie besluiten te nemen. Nu hield ik al eerder een overleg zonder agenda met een klein clubje ('mijn' teamleiders) onder de titel gezamenlijk werkgesprek. Ook zo'n gezamenlijk werkgesprek kende geen agenda, maar ging toch nog redelijk vaak over praktische zaken die afstemming behoefde tussen verschillende teams.

In dit overleg, het 'benen-op-tafel-overleg' of BOT waren echter alle leidinggevenden van de bibliotheek aanwezig. De bedoeling was een informeel overleg, waarin iedereen onderwerpen kan aandragen waar we het vervolgens over kunnen hebben. De aanwezigen laten zich op deze manier voeden door de andere aanwezigen.

Natuurlijk komen er vragen en opmerkingen over het nut en de noodzaak van zo'n BOT. Op http://www.evidente.nl/ vond ik een aardige argumentatie voor dit harde werken met je benen op tafel:

"Het heeft lang geduurd tot ik tot het inzicht kwam dat, wat er uit ziet als niets doen, in feite heel productief en zelfs noodzakelijk kan zijn. En niet alleen ziet het eruit alsof je niets doet; als je het goed doet voelt het ook zo aan.
Een voorbeeld. Toen ik nog een baan had bij een groot bedrijf, had ik een collega die bij tijd en wijle z'n benen op het bureau legde en achterover geleund omhoog zat te staren. Ik vond dat destijds ongepast gedrag, maar stoorde me er verder niet aan, omdat hij een waardevol collega was die regelmatig met goede ideeën kwam. Die benen op tafel liet ik maar voor wat ze waren.
Het heeft jaren geduurd voordat ik inzag dat zijn waardevolle en creatieve inbreng een gevolg was van de activiteit die hij uitvoerde met z'n benen op tafel. Te weten: het vormen van een visie. Hij liet z'n fantasie op z'n beloop over de gewenste toekomst van de afdeling en het bedrijf waar hij werkte. Nu weet ik hoe belangrijk het is om deze activiteit bewust uit te voeren en op waarde te schatten. Zonder visie bereik je niks, al werk je nog zo hard. Dat geldt op organisatieniveau en op afdelingsniveau, maar ook voor je persoonlijk leven, in de hobbysfeer en voor je gezinssituatie. Zonder visie ben je stuurloos.
Dus zeg tegen jezelf dat je hard zit te werken als je met je benen op tafel ligt (je mag ook uit het raam staren of een eind gaan wandelen). Vorm je een beeld van de gewenste toekomst en weet dat je uiterst nuttig bezig bent. Je kan het eigenlijk niet vaak genoeg doen!"

Ons BOT was uiterst nuttig: we hebben diepgaand en vrijuit gesproken over de bedrijfscultuur en de manier waarop we deze willen, kunnen en moeten veranderen. Hoe we omgaan met elkaar, maar ook met onze medewerkers. Bijvoorbeeld door ze kansen te bieden in die veranderingen mee te gaan, maar ze in sommige gevalen ook duidelijk te maken dat ze wellicht niet de juiste persoon op de juiste plaats zijn.

Tot slot hebben we afgesproken het tijdstip van de volgende bijeenkomsten te verleggen van de ochtend naar de middag, zodat we de sessies kunnen afsluiten met een drankje. Op zie manier kan het benen-op-tafel naadloos overgaan in een drank-op-tafel!